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RMA Policy

This Return Policy applies to any medical devices and pharmaceutical products manufactured, marketed and sold by Chief Medical Supplies (CMS) Ltd.  This Return Policy does not apply to products purchased from a distributor. Customers who purchase indirectly through a distributor must look to their distributors’ policies for the terms of any returns, credits, exchanges or replacements.

Before any product is returned to Chief Medical Supplies (CMS), a Return Material Authorization (RMA) number must be obtained from a CMS Customer Service Representative (CSR) by contacting the office. The customer will need their CMS’s original invoice number, their original purchase order number and the return authorization number to obtain a RMA number. Goods must be returned in full, unopened, undamaged, original CMS packaging and customer must provide adequate documentation to ensure that the product was properly stored and transported. The documentation required will include, but not limited to, evidence that the goods were handled, maintained and stored properly at all times; stored at the original delivered site, in the original, unopened and undamaged package; stored and handled in a sanitary manner; stored and handled to avoid contamination of any kind; and stored, handled and transported at the temperature indicated on the good’s label.

ACCEPTABLE RETURNS FOR CREDIT

CMS may accept returns of the following products for credit, exchange or replacement, as applicable, provided that all terms and conditions below and elsewhere in this Return Policy are met.

      ·         SHIPPING ERRORS: Claims for products that are incorrectly shipped by CMS or shipped in excess of the amount ordered must be made to CMS within forty-eight (48) hours of discovery, not to exceed five (5) business days from date of receipt. The CSR will issue a Return Authorization Number and provide the product conditions listed above.

      ·         DEFECTIVE PRODUCT: Claims for products that are defective must be made to CMS within forty-eight (48) hours of discovery, not to exceed ten (10) business days from date of receipt.  Any visible damage should be noted on the carrier’s bill upon receipt of the order and should place a request for the carrier’s inspector to view the goods in question at that point. DO NOT REFUSE THE SHIPMENT. Refusing the shipment will void CMS’s right to claim reimbursement for damages. REFUSED SHIPMENTS DUE TO DAMAGE WILL NOT BE CREDITED. Contact the CMS CSR and report the product damage. A representative will issue a credit note or a replacement order. 

       Upon discovery of any concealed damage after accepting delivery, immediately, but in no event ten (10) working days after delivery, contact the CMS CSR and report such damage. Upon verification of the damage, a representative will issue a credit note or a replacement order.

NON–ACCEPTABLE RETURNS FOR CREDIT

·         Expired products.

·         Broken, marked or damaged due to negligence or improper storage.

·         Product involved in a fire or flood or other hazards.

·         Unexpired product, which has been repackaged, over labeled or reconstituted.

·         Customer order errors.

·         Products shipped for clinical evaluations free of charge to customer.

·         Products purchased on a non-refundable basis.

·         Product shipped in error but not reported to CMS within 5 working days.

Mechanical devices (such as machines) are generally covered by a one-year parts and labour warranty (expressed in a separate policy statement). General consumables and disposable items (such as gloves and masks) that fail to perform as intended, may be returned to the supplier (freight arranged by the supplier). Some consumables and disposables are regarded as medical devices or pharmaceuticals by Health Canada and may be subject to a formal recall process, which is handled in accordance with a CMS SOP.

CMS reserves the sole right to determine whether products qualify for return, credit, exchange or replacement pursuant to the terms of this Return Policy. Disposal fees may be applicable.

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                                           Politique de Retour

Cette politique de retour s’applique à tous les dispositifs médicaux et produits pharmaceutiques fabriqués, commercialisés et vendus par Chief Medical Supplies (CMS) Ltd. Elle ne s’applique pas aux produits achetés auprès d’un distributeur. Les clients qui achètent indirectement via un distributeur doivent se référer aux politiques de leurs distributeurs pour les conditions de retour, de crédit, d’échange ou de remplacement.

Avant tout retour de produit à Chief Medical Supplies (CMS), un numéro d’autorisation de retour de matériel (RMA) doit être obtenu auprès d’un représentant du service client (RSE) de CMS en contactant le bureau. Le client devra fournir le numéro de facture original de CMS, le numéro de commande d’achat initial ainsi que le numéro d’autorisation de retour pour obtenir un numéro RMA. Les produits doivent être retournés dans leur intégralité, non ouverts, non endommagés, dans leur emballage CMS d’origine. Le client doit fournir une documentation adéquate prouvant que le produit a été correctement stocké et transporté. La documentation requise inclura, mais sans s’y limiter, la preuve que les produits ont été manipulés, entretenus et stockés correctement en tout temps, stockés dans le site de livraison d’origine, dans l’emballage d’origine, non ouvert et non endommagé, manipulés dans des conditions sanitaires, et conservés pour éviter toute contamination, conformément aux indications de température figurant sur l’étiquette du produit.

RETOURS ACCEPTABLES POUR CRÉDIT

CMS peut accepter le retour des produits suivants pour crédit, échange ou remplacement, selon le cas, à condition que toutes les conditions énoncées dans cette politique de retour soient respectées.

· ERREURS D’EXPÉDITION: Les réclamations pour des produits expédiés de manière incorrecte par CMS ou expédiés en quantité supérieure à celle commandée doivent être faites auprès de CMS dans les quarante-huit (48) heures suivant la découverte, et au plus tard cinq (5) jours ouvrables après la date de réception. Le RSE émettra un numéro d’autorisation de retour et fournira les conditions de retour.

· PRODUIT DÉFECTUEUX: Les réclamations pour des produits défectueux doivent être faites auprès de CMS dans les quarante-huit (48) heures suivant la découverte, et au plus tard dix (10) jours ouvrables après la date de réception. Tout dommage visible doit être noté sur le bon du transporteur lors de la réception de la commande, et le client doit demander l’intervention de l’inspecteur du transporteur pour examiner les marchandises en question. NE REFUSEZ PAS LA LIVRAISON. Refuser la livraison annulera le droit de CMS de réclamer un remboursement pour dommages. LES EXPÉDITIONS REFUSÉES POUR CAUSE DE DOMMAGES NE SERONT PAS CRÉDITÉES. Contactez le RSE de CMS et signalez le dommage. Un représentant émettra une note de crédit ou une commande de remplacement.

En cas de dommages dissimulés découverts après avoir accepté la livraison, contactez immédiatement le RSE de CMS et signalez le dommage dans les dix (10) jours ouvrables suivant la livraison. Après vérification des dommages, un représentant émettra une note de crédit ou une commande de remplacement.

RETOURS NON ACCEPTABLES POUR CRÉDIT

· Produits expirés.

· Produits cassés, marqués ou endommagés par négligence ou entreposage inadéquat.

· Produits endommagés par incendie, inondation ou autres dangers.

· Produits non expirés mais reconditionnés, sur-étiquetés ou reconstitués.

· Erreurs de commande du client.

· Produits expédiés pour évaluation clinique gratuitement.

· Produits achetés sur une base non remboursable.

· Produits expédiés par erreur mais non signalés à CMS dans les 5 jours ouvrables.

Les dispositifs mécaniques (comme les machines) sont généralement couverts par une garantie d’un an pour les pièces et la main-d’œuvre (indiquée dans une déclaration de politique distincte). Les consommables et articles jetables (comme les gants et les masques) qui ne fonctionnent pas comme prévu peuvent être retournés au fournisseur (frais de transport pris en charge par le fournisseur). Certains consommables et articles jetables sont considérés comme des dispositifs médicaux ou des produits pharmaceutiques par Santé Canada et peuvent faire l’objet d’un rappel officiel, géré conformément aux procédures opératoires standard (SOP) de CMS.

CMS se réserve le droit exclusif de déterminer si les produits sont admissibles au retour, au crédit, à l’échange ou au remplacement en vertu des termes de cette politique de retour. Des frais d’élimination peuvent s’appliquer.